Povpraševanja za skupinske rezervacije so med najdragocenejšimi posli, ki jih objekt lahko dobi, in hkrati med najbolj tveganimi. Vsa pozornost je usmerjena v ceno. O tem, ali je ta prihodek resničen, pa odločajo pogoji, ki jo spremljajo: kdaj skupina plača in koliko jo stane odpoved.
Pravilo, ki ga krši večina pogojev za skupine
Obdržite lahko samo tisto, kar že imate v rokah. Če skupina odpove, vi pa denarja še niste prejeli, je strošek odpovedi le dopis, ki ga pošljete, ne pa prihodek, ki ga obdržite.
Vendar so številni pogoji za skupine zapisani kot dva ločena seznama: plačilni načrt na enem mestu, odpovedni pogoji na drugem. Ko ju postavite na isto časovnico, si pogosto nasprotujeta.
V tem primeru predplačilo zapade v plačilo šele 60 dni pred prihodom, pogoji pa določajo, da odpoved od 90 dni pred prihodom naprej stane 50 %. Cel mesec objekt zaračunava denar, ki ga nima. Enako se ponovi med 30 in 14 dnevi pred prihodom.
Ena lestvica za plačilo in odpoved
Rešitev je, da vsake pogoje zapišete kot eno lestvico: za vsak trenutek je jasno, koliko denarja ste že prejeli in kolikšen del je postal nevračljiv. Če oboje pripravite skupaj, ne moreta priti v nasprotje.
Tukaj skupina ob potrditvi plača rezervacijsko predplačilo v višini 30 %. Predplačilo se všteje v skupni znesek, do 60 dni pred prihodom je vračljivo, nato pa postane nevračljivo. Drugo plačilo 30 dni pred prihodom dvigne skupni plačani znesek na 60 %, preostanek pa zapade v plačilo 14 dni pred prihodom. V vsakem trenutku je strošek odpovedi pokrit z denarjem, ki ste ga že prejeli.
Kratek izbor je boljši od prazne strani
Revenue managerji potrebujejo izbiro. Svatje, ki rezervirajo leto vnaprej, potrebujejo drugačne pogoje kot športna ekipa, ki pride naslednji mesec. Prazen obrazec pa odpira vrata napakam. Pri nas se je obneslo tole:
- Nabor osmih vnaprej pripravljenih različic pogojev, od povsem fleksibilnih do nevračljivih, vsaka kot usklajena lestvica
- Urejevalnik pogojev po meri za izjeme, ki vsako novo lestvico preveri po zgornjem pravilu
- Spremembe velikosti skupine kot ločena nastavitev. Za koliko se skupina lahko zmanjša in do kdaj (na primer za 10-20 % do 30 dni pred prihodom), je odvisno od skupine, ne od plačilnih pogojev
- Eno besedilo ponudbe, ki združi ceno, kaj ta vključuje (obroke, DDV, turistično takso), plačilno lestvico in odpovedne pogoje, da stranka prebere eno usklajeno ponudbo
Preden pošljete ponudbo
- Ali je strošek odpovedi na vsak datum pokrit s tem, kar ste do takrat že prejeli?
- Ali je preprosto in jasno zapisano, ali je predplačilo vračljivo in do kdaj?
- Ali je pri ceni navedeno, ali so obroki, DDV in turistična taksa vključeni?
- Ali je dovoljeno zmanjšanje števila sob zapisano, skupaj z datumom?
- Če gre za skupino, ki se vrača, ali ste najprej preverili lanske datume in cene?
Nato pa še večje vprašanje: ali je skupina vredna več kot individualni gostje, ki jih bo izpodrinila? Nanj odgovarjamo v članku Izpodrinjanje (displacement): kdaj se skupina res splača.
Potrebujete pomoč pri ponudbi za skupino? Rezervirajte brezplačno oceno poslovanja.